A adoção de um prontuário eletrônico do paciente (PEP) totalmente digital, também denominado uso de tecnologia paperless, significa não usar mais papel na assistência ao paciente e continuar com a segurança e validade legal conforme determina a lei.  Para isso é obrigatório que o Sistema de Registro Eletrônico de Saúde (S-RES) faça uso de certificação digital, proveniente de uma fonte autorizada e confiável, para assinatura dos registros em prontuários.

A tecnologia paperless, além de promover a sustentabilidade do meio ambiente, traz benefícios tanto para a organização e agilidade dos processos, quanto para a segurança e uso de informações sensíveis.

O PEP do Sistema Gemed Onco conta com a tecnologia paperless e utiliza a nuvem para armazenar e administrar os dados dos pacientes de maneira confiável e com a devida segurança exigida. Adotar uma cultura livre de papel proporciona ganho de eficiência, facilita o compartilhamento das informações com as equipes envolvidas, otimiza processos, reduz custos e aumenta a produtividade. Todavia, a real importância na área da saúde não é apenas reduzir o uso de papel, mas sim tornar os processos mais eficientes.

De acordo com a Resolução CFM nº 1.639/2002, os documentos de prontuário eletrônico devem ser guardados por um prazo mínimo de 20 anos após a morte do paciente. Ou seja, muito papel é armazenado nas instituições de saúde, gerando preocupações na segurança e guarda de toda esta papelada.

Certificação Digital

Para um prontuário sem papel, totalmente digital, é obrigatório o uso de certificação digital para assinatura dos prontuários.

O uso de certificados digitais no Brasil tem crescido muito devido a inúmeros projetos e iniciativas governamentais como a Nota Fiscal Eletrônica e a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica. No setor bancário já está presente há alguns anos, no entanto, na saúde está apenas começando a conquistar seu espaço.

O que é um certificado digital?

Certificado digital é um arquivo de computador que identifica uma pessoa física ou jurídica no mundo digital. Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o certificado digital é um documento eletrônico que contém o nome; um número público exclusivo, denominado chave pública; e muitos outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informação. A chave pública serve para validar uma assinatura realizada em documentos eletrônicos.

O certificado digital tem diversas finalidades, tais como garantir a comunicação segura entre dois sistemas e criptografar o acesso a diversos websites. É também muito utilizado para a assinatura eletrônica de documentos.

Validação jurídica

Como informado, a assinatura digital tem entre suas principais aplicações a área da saúde. Um dos motivos dessa importância é a validade jurídica que ela garante aos documentos que são migrados para meio eletrônico.

Não basta digitalizar os arquivos importantes, afinal, é fundamental que eles possuam validade legal. Adotando assinatura digital de uma fonte autorizada e confiável, a sua instituição passa a ter chancela do ITI, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Trata-se de uma autarquia federal ligada à Casa Civil da Presidência da República. Sua missão principal é manter e executar as políticas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A assinatura digital garante segurança da informação

As assinaturas digitais são baseadas em criptografia de chave pública, também conhecida como criptografia assimétrica. Assim elas garantem legitimidade e a autenticidade de documentos.

Utilizar essa tecnologia nos processos e documentos sensíveis da sua instituição adiciona uma camada de segurança a fim de impedir eventuais incidentes. Dessa forma evita-se tanto perdas financeiras quanto prejuízos à imagem da instituição.

Por fim, a adoção de um sistema seguro de autenticação de identidade garante credibilidade à sua instituição.

Segurança e privacidade dos registros médicos

A infraestrutura de certificado e assinatura digital permite que os usuários saibam:

• Quem enviou as informações com uso da autenticação;
• Que o conteúdo da informação não foi alterado de forma alguma entre enviar (ou fazer upload) e receber (ou fazer download), garantindo a integridade;
• Que o remetente não pode, em algum momento posterior, contestar a criação e o envio (ou o upload) das informações, confirmando o não-repúdio.

A privacidade e a integridade dos dados de assistência à saúde devem ser protegidas não apenas contra atacantes externos, mas também contra tentativas de acesso não autorizado de dentro da rede ou do ecossistema. Por isso pode-se usar, além da assinatura digital, a criptografia dos dados, que ajudam a organização na proteção dos dados em repouso (dados armazenados).

Os ataques, a nível de vazamento ou modificação de dados, podem ser intencionais ou não intencionais, e as organizações podem ser penalizadas ou responsabilizadas criminalmente por tais incidentes. Essa questão é outro tema fervilhante que vem sendo tratado na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

5 passos para tornar uma Clínica paperless

• Domine o fluxo de trabalho na clínica: Conheça a trajetória do paciente pela instituição.
• Adquira ferramentas necessárias: Para assinar ou digitalizar documentos é necessário equipamentos e softwares para que a gestão seja totalmente de forma digital.
• Implemente o prontuário eletrônico do paciente: Há várias soluções no mercado de prontuários homologados com esse recurso, o Novo PEP da plataforma Interprocess Gemed é o destaque do case que entrega esse recurso aos clientes.
• Use o Certificado Digital: Além de mais confiabilidade e segurança, é também obrigatório legalmente para que a instituição possa ser 100% digital. Deve ser com Certificado Digital padrão ICP-Brasil.
• Realize a conscientização e capacitação da equipe: Tão importante quanto investir em hardware e software, é investir na capacitação das pessoas. Essa transformação só irá acontecer se a equipe estiver totalmente alinhada com as mudanças.

Mostre à equipe que as mudanças não irão afetar seus empregos, mas sim facilitar a rotina de trabalho.

Por fim, compreender os inúmeros benefícios que o uso de sistemas informatizados, dotados da funcionalidade da assinatura digital com carimbo do tempo, trazem para a instituição e para a assistência do paciente, são decisivos e refletem grandes ganhos de eficiência e controles seguros. Também chamado de caminho sem volta.